Yevmiye defterinin tutulması muhasebede ticari işlemlerin tarih ve sırasının belgelere dayandırılarak hazırlanması anlamına gelmektedir. Yevmiye defteri içerisine kayıt edilen bilgilerin mutlaka bir belgeye dayandırılması gerekmektedir. Bunun nedeni muhasebede belgesi bulunmayan herhangi bir işlemin kayıt altına alınamamasıdır. İşlem faaliyetine yeni başlayan kurumlarda yevmiye defterinde ilk olarak açılış bilanço kaydı yapılmaktadır. Daha önce yapılmış faaliyetler için ise önceki döneme ait bilanço hazırlanmaktadır.
- Bu defter Türkçe olarak hazırlanmalı ve Türk para birimi kullanılarak işlem yapılmalıdır.
- Yevmiye defteri kayıtlarında çeşitli harf, sembol, kısaltma ya da rakamlardan yararlanılmalıdır. Kullanılan bu ifadelerin anlamları ile bir arada yer alması daha iyi olacaktır. Defterlerde anlamlar şüpheye yer açmayacak şekilde yazılmalıdır.
- Defter kayıtlarında doğru ve eksiksiz bilgiler bulunmalıdır. Kayıtlar zamanında hazırlanmalıdır.
- Defter kaydı tutulur iken boşluk bulunmamakta ve satır atlaması olmamaktadır.
- Ciltli olarak defterlerde defter sayfasının koparılmaması gerekmektedir. Tasdikli defterlerde ise sıranın bozulmaması büyük bir önem arz etmektedir.
- Kayıtların 10 günden fazla gecikmemesine özen gösterilmelidir. Kayıt altına alınması gereken işlemlerin işin gereğine ve hacmine uyacak şekilde anlaşılırlığını bozmaması gerekmektedir.
- Herhangi bir hata kaydı bulunan defterlerdeki hataların çizilmesi ancak gerçek bilgileri yazmak amacı ile olabilmektedir. Eski kayıtlar anlaşılamayacak hale getirilmemeli ve anlaşılır şekilde deftere işlenmelidir.
- İşletmelerin kayıtları bordro, muhasebe fişi, yetkililerin imzası, yetkililerin parafı gibi bilgileri üzerinde taşımalıdır. Bilgilerin yevmiye defterine girilmesi için verilen süre 45 günden uzun değildir.
- Yevmiye defteri maddelerinde yer alan yanlışlıklar ancak muhasebe koşullarına uygun şekilde düzenlenmelidir.
- Yevmiye defterlerinde yapılan kayıtların içeriği belirlenememekte ve değiştirilememektedir.
Yevmiye Defteri Zorunlu Mu?
Yevmiye defterinin zorunluluğu hakkında bazı bilgiler 19 Aralık 2012 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. Bu bilgilere göre 28502 sayılı tebliğ kapsamında gerçek ve tüzel kişiler yevmiye defteri ve envanter defterini tutmak zorundadır.
Tacir, ticari defteri doğru bir şekilde tutmak ve defterde ticari işlemlerin yapılmasını sağlamak ile görevlidir. Ayrıca işletmelerin hem iktisadi hem de mali durumlarının kontrolü, borç alacak ilişkilerin kontrolü ve her hesap döneminde elde edilen kayıtların neticeleri de tacirin görevleri arasındadır.
Hem yevmiye defteri hem de envanter defteri üçüncü kişi uzmanlara belirli bir sürede yapılacak incelemeler için fikir sunmaktadır. Bu defterlerde hem işletme maliyeti hem de finansal durum ile ilgili fikirler yer almaktadır. İşletme bünyesinde gerçekleştirilen her türlü faaliyet defterden izlenebilmektedir. İşletmenin muhasebesi ile ilgili ticari kayıtlarda Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğ usul ve esaslarına uyulmaktadır.
Hatalı Bilgilerin Yevmiye Defterine Girilmesi
Yevmiye defterine hatalı bilgi girilmesi durumunda muhasebe sistemine uygun olarak bir tashih yapılmaktadır. Hatalı yazılan bilgilerin üzeri karalanmadan yalnızca tek bir çizgi ile yevmiye defteri üzerinden silinmelidir. Yanına doğru bilgiler okunabilir şekilde yazılmalıdır. Hatalı olan kayıtların silinmemesi, üzerinin karalanmaması önemlidir. Hatalı sayfaların koparılmaması da son derece önemlidir.
Yevmiye Defterinde Olması Gereken Bilgiler
Defterde yer alması gereken veriler aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır:
- Tarih
- Sıra numarası
- Belge
- Tutar
- Borçlu olan hesap
- Alacaklı olan hesap bilgileri defterde eksiksiz olarak bulunmalıdır.
Elektronik Ortamda Yevmiye Defteri Tutmak
Online ortamda yevmiye defteri tutmak e dönüşüm ile mümkün hale gelmiştir. Hem yevmiye defteri hem de defteri kebir e defter sistemi ile kayıt altına alınabilmektedir. GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan defterde hızlı ve pratik bir çözüm sunulmaktadır.
Yevmiye defteri uygulaması bireylerin iş gücünden tasarruf etmesine olanak tanımaktadır. Ayrıca kâğıt ve buna benzer ürünlere yapılan maliyetler de elektronik ortam sayesinde minimuma indirilmiştir.
Yevmiye Defteri Yazılır İken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Yevmiye defterinde dikkat edilmesi gerekenler aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır:
- Yevmiye defteri hazırlama aşamasında kullanılan hesap numarası ilgili plandan öğrenilebilmektedir.
- Defter içerisinde yer alan alacak tutarı ile borç tutarı eşit olmalıdır.
- Yevmiye maddesinde hesabın ismi büyük harflerle yazılmalıdır.
- Kayıt açılır iken hesap ismi arasında boşluk bulunmamaktadır. Boşluk bulunan hesap isimlerinin çizilmesi gerekmektedir.
- Defterde yer alan madde numaralarının önünde sayfaya ait sütunlar bulunmaktadır. Buralara hesapların hangi sayfalarda yer aldığına ilişkin bilgiler yer almalıdır.
- Yevmiye defteri üzerinde yer alan her sayfa toplanarak bir sonraki sayfa başına yazılmalıdır.
Ayrıca Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Kesilir? Bilgilerine de bakabilirsiniz.